Organizace pošty v MS Outlook

Pracuji ve velkých IT firmách vice než 15 let a chodí mi velké množství emailů, od lidí nebo ze systémů.
Za tu dobu jsem vystřídal MS Outlook i Lotus Notes, ale pokaždé jsem hledal systém, který by mi ulehčil každodenní práci.

Vyzkoušel jsem mnoho pluginů zvláště do Outlooku, ale nakonec jsem vyrobil systém, který pracuje čistě s MS Outlook možnostmi (důvodem bylo rozhořčení, že můj oblíbený plugin už není podporovaný v nové verzi Outlooku a vývojáři projekt opustili…), abych nemusel při každé nové verzi a přeinstalaci složitě vymýšlet nebo nastavovat systém znovu.

Proto jsem se ponořil do studia pravidel a kategorií a současně jsem zavrhnul možnost vytvářet velká množství složek (asi proto, že pravidelně zapomínám, kam jsem si co dal)

Co jsem se snažil vyrobit:
• minimalizovat množství příchozích emailů
• umožnit rychlé zpracování a zatřídění
• zjednodušit vyhledávání
• zajistit Zero Inbox a tím i Zero Head na konci dne
• systém, který mne nebude rozptylovat notifikacemi

Krok 1 – Minimalizace množství příchozích emailů
Všiml jsem si, že často dostávám emaily, které ani nechci nebo nemusím cist, které bud posílá nějaký automat nebo jakási aplikace, u které jsem nedopatřením klikl na možnost zasílat informace emailem.
Takže, pro všechny marketingové newslettery, nabídky a jiná nepotřebná sdělení jsem bud oslovil odesílatele, aby mne přestal obtěžovat s emaily, případně jsem na webu odškrtnul svůj nezájem o další informace. Když něco chci většinou vím co a dokážu si to najít.
Druhým krokem bylo vypnutí notifikací emailem ze všech možných aplikací. Opět, pokud vím že notifikaci potřebuji, většinou si ji nastavím přímo z aplikace. Jinak ji nepotřebuji…

Důsledně také upozorňuji své kolegy na netiketu, tedy že nepotřebuji být v kopii každého emailu, žádám tedy pravidelně o vyřazení z komunikaci, ke kterým již nemám co přidat.

Výsledkem aplikace výše uvedených pravidel bylo snížení emailů pocitově téměř o 30 – 40%.

Krok 2 – Inbox & InboxCC
Jelikož těch emailů bylo i tak pořád příliš mnoho, abych se v nich neztrácel a dokázal všechny důležité zpracovat, vytvořil jsem si dva Inboxy.

Začnu s InboxCC, jedná se o adresář, do kterého jsem pomocí pravidel začal přesouvat následující emaily ihned po jejich příchodu:
• všechny emaily, kde nejsem v To: a jsem jen v CC:
• všechny informační emaily ze společnosti, které nejdou zrušit (interní marketing, notifikace ze systému, pravidelné reporty atd.)

Tímto jednoduchým “trikem” jsem odklonil dalších 10 – 15% emailu z Inboxu.

Krok 3 – #Waiting
Ano, jasná inspirace GTD, která se mi velice osvědčila.
Abych udržel Inbox prázdný, nesmí v něm zůstávat emaily, které čekají na nějakou reakci.
Takže když přijde email do Inboxu (tedy takový kde jsem v To:), zkontroluji, zda stačí rovnou odpovědět. Pokud ano, udělám hned a když očekávám reakci druhé strany, pošlu email sobě v Bcc: a mam vytvořené pravidlo, když jsem v Bcc:, potom přesuň do adresáře #Waiting.
Tím mohu email z Inboxu archivovat.

Pokud jsem v emailu v To:, ale nejsem tam sám, potom email přečtu a reaguji pouze pokud vidím, že je otázka položena směrem ke mě. V opačném případě pouze čtu a poté archivuji.

Tímto postupem vyřídím cca 50% emailů.

Krok 4 – Archive & Categorize
Jak asi správně tušíte, snažím se archivovat co nejdříve jakmile se email neváže s žádnou další akcí. Žádné adresářové struktury, pouze jediný Archive.

Nicméně, zavedl jsem a používám kategorizaci emailů, která je založena na struktuře firmy a příslušnosti zákazníků do jednotlivých zemí a oblastí.
Příklad: Oblast může byt východní Evropa, země Česká republika a zákazník OLMA.
Kategorie přiřazuji dvěma způsoby, většinou se snažím automatizovat a pokud nelze potom ručně.
V tomto případě by email mel tři kategorie: EE, CZ, P_OLMA.
P_ znamená projekt, to jen abych odlišil oblasti a země od jmen zákazníků.
Automatické přirazení kategorií je založeno na pravidlech v Outlooku, bud vyhledáním jmena zákazníka v textu “OLMA” nebo vyhledání domény v emailu “@olma.cz”.

Krok 5 – Notifikace
Jednoduché, všechny notifikace mam vypnuté 😃
Emaily kontroluji, když já chci, ne když ony chtějí mne.

Krok 6 – Projects
Aktuálně testuji, zda má smysl vytvořit dočasnou složku s emaily, které se váží k určitému projektu. Výhodu vidím v tom, že adresář “vidím”, tedy mi připomíná projekt, současně mám k dispozici všechny emaily pohromadě (většinou ty s přílohami).
Po skončení projektu všechny emaily přesouvám do složky Archive a adresář mažu.
Zatřídění do adresářů v Projects je ruční, nemam zájem přesouvat emaily automaticky, tím bych ztratil kontrolu.

Závěrem ještě pár upřesnění:
Jediné adresáře v Outlooku (krom hromady systémových, které ale nepoužívám)

MSOutlook-folders

Jak to máte vy? Chcete se podělit o vlastní systém nebo pomoci implementovat nějaký, který vám sedne na míru?

zdroj fotky : Dreamstime.com